교장 행정 보조원의 7 가지 기능

그 행정 보조원의 기능 그들은 회사가 개발하는 정상적인 활동에 대한 도움과 동반 과제입니다. 따라서, 그것들을 효율적으로 운용하기 위해서는 기본적이다..

이러한 활동은 일반적으로 회사의 업무 영역에 따라 다양합니다. 예를 들어 법률 회사와 같은 전문 사무소에서 참석자는 대개 특정 활동의 수행을위한 구체적인 교육을받습니다..

그러나 일반적으로 사무실 내의 정보 배포 및 관리를 중심으로하는 모든 영역에 공통적 인 기능이 있습니다. 여기에는 문서, 아카이브 및 이벤트 조직 관리가 포함됩니다..

그러나 이러한 활동은 훨씬 더 광범위해질 수 있습니다. 때로는 행정 보조원도 회계 정보를 처리하고 회사의 기술 자원의 기능을 보장해야합니다..

행정 보조원의 7 가지 주요 기능

행정 보조원의 주요 기능 중 하나는 문서 및 파일 관리를 통해 사무실 구성원을 도우려는 것입니다.

일반적으로이 작업은 파일의 저장, 구성 및 관리와 관련됩니다.

그러나 어떤 경우에는 문서를 작성, 편집 및 검토해야 할 수도 있습니다.

일부 회사에서는 편지 나 메모를 받아 쓰고 회의록을 기록하도록 요청하기도합니다.

경우에 따라 법률 회사와 거래하는 경우와 같이 이러한 기능을 수행하려면 전문 교육이 필요합니다. 행정 보조원은 용어 및 법적 절차를 이해해야합니다.

반면에, 의학 분야에서 일하는 행정 조교는 다른 지식이 필요합니다. 그들은 환자를 다루고 의학 보고서를 읽는 데 필요한 훈련을 받아야합니다..

사무국 행사 계획은 일반적으로 행정 보조원의 책임입니다. 이 책임의 크기는 회사 규모에 따라 달라질 수 있습니다..

이벤트는 단순히 회의 또는 비즈니스 급식 일 수 있지만, 회의 또는 대규모 비즈니스 파티 일 수도 있습니다..

두 경우 모두, 보조원은 행사와 관련된 모든 기준을 관리해야합니다.

여기에는 공급 업체 접촉, 예약, 메뉴 및 장식 선택이 포함됩니다. 그러나 필요한 경우 참석자, 연사 및 발표자를 접촉, 초대 및 확인하는 것도 포함됩니다.

일반적으로 사용자에 대한주의는 관리 보조자를위한 가장 일반적인 작업 중 하나입니다. 관심을 집중시키는 대상은 항상 회사의 규모와 비즈니스 방향에 따라 다릅니다..

일반인에게 직접 서비스를 제공하는 중소 기업의 경우, 관리 보조자가 고객을 받아야 할 수도 있습니다.

이러한 일이 발생하면, 회사의 시설에서 체류하는 동안 안내 및 지원을 목표로합니다..

대기업에서는 행정 보조원이 다른 방문자를 파트너 또는 대규모 공급 업체로 참여해야합니다.

이 경우, 그들의 임무는 경영진 또는 회사의 다른 영역과의 회의 및 회의를 수행하는 데있어 그들을 안내하는 것입니다..

전화 및 가상주의는 사용자 지원 범주에 포함됩니다. 전화 지원의 경우 고객 및 파트너의 방향뿐만 아니라 의제의 구성 및 관리가 포함됩니다.

가상주의에 관해서는 고객 서비스 또는 정보 관리를 위해 회사에서 제공하는 채널에 따라 다릅니다.

어떤 경우에는 필요에 따라 전자 메일 관리, 응답, 메시지 전달 또는 보관에 관한 것입니다.

다른 경우에는 가상 통신 채널이 다양 할 때 채팅 시스템을 통한 대중의 관심이나 회사의 소셜 네트워크를 통한 질문에 응답하는 등의 다른 작업이 포함될 수 있습니다..

대기업의 경우 일반적으로 이러한 커뮤니케이션 채널의 관심에 초점을 맞춘 인원이 있습니다. 기업 규모가 작 으면이 작업은 일반적으로 관리 보조원에게 맡깁니다..

의제 관리는 일반적으로 행정 보조원의 가장 중요한 임무 중 하나입니다..

이 책임은 약속이나 회의 요청을 전화 나 직접 또는 온라인으로 접수하고 정의 된 기준에 따라 의제로 조직합니다.

또한 회사 내부 및 외부 회의 일정, 업무용 점심 및 출장을 포함합니다..

후자의 경우 필요한 경우 항공편, 호텔, 식당 또는 회의실을 예약하는 것은 조수의 책임입니다..

때로는 관리 조수가 회사 내에서 발생하는 경비를 모니터링하고 기록해야합니다. 이러한 의무는 스프레드 시트에 일정 비용을 기록하는 것과 같이 간단 할 수 있습니다..

경우에 따라 보조자는보다 복잡한 작업 개발을위한 교육을 받아야합니다. 예를 들어, 귀하의 책임은 경영진에게 회계 보고서를 제출하는 것을 포함 할 수 있습니다.

일반적으로 이것은 회사의 규모에 달려 있습니다. 대기업에는 일반적으로보다 전문화 된 역할이 있습니다. 이 경우 회계 정보는 그 목적으로 고용 된 사람이 관리합니다.

그러나 모든 관리 보조자를위한 기본 기술 중 하나는 Microsoft Excel과 같은 사무실 회계 소프트웨어의 영역입니다.

기술 자원 관리 또한 행정 보조자의 기능 중 일부입니다. 이러한 의미에서 회사의 책임은 회사 운영에 필요한 모든 도구가 잘 작동하도록 보장하는 것입니다.

여기에는 컴퓨터 장비 및 바이러스 백신 업데이트에 포함 된 정보의 백업 사본 작성과 다른 작업이 포함됩니다.

다른 한편으로, 그것은 프로젝터와 랩톱과 같은 장비의 관리를 포함합니다.

또한 책임하에있는 활동의 정상적인 개발에 필요한 장비의 검토 및 유지 보수도 포함됩니다.

그렇다고해서 행정 보조자가 기술적 지식을 가져야한다는 의미는 아닙니다. 이 작업은 특히 역습을 피하기 위해 장비 유지 관리를 정기적으로 수행하는 기술 인력 고용에 있습니다.

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