문서의 중요 사이클은 무엇입니까?

그 문서의 수명주기 파일이 유용한 생활을 통해 이동하는 일련의 단계로 구성됩니다. 이러한 단계는 문서 작성에서 모든 사용 및 수정을 거쳐 파기되거나 영구 보존 될 때까지.

문서 수명주기의 개념은 2 차 세계 대전 이후 미국에서 창안되었습니다. 이는 축적 된 많은 수의 파일을 관리하는 적절한 방법을 찾을 필요가 있기 때문입니다.

각 분야는 문서의 접근 방식과 파일의 성격을 고려하여 문서의 수명주기를 다르게 처리합니다.

예를 들어, 법적 문서의 수명주기는 학술적 문서의 수명주기와 다를 수 있습니다..

각각의 경우 문서 보관 기간, 보관 방법 또는 올바른 사용법이 달라야한다는 점에 대한 고려 사항. 마찬가지로 라이프 사이클 단계에 대한 접근 방법도 다양합니다..

예를 들어 회사 나 정부 기관의 연령이 높아서 가치가없는 문서가있을 수 있습니다. 그러나,이 같은 기록 보관소는 박물관에 대한 높은 역사적 가치를 가질 수 있습니다.

또 다른 근본적인 차이점은 아날로그와 디지털 문서 간의 차이입니다. 문서의 내용이 중요 함에도 불구하고 디지털 파일의 존재는 취급 과정과 수명주기의 특수성을 의미합니다..

3 세의 문서

1972 년 역사 학자 카를로스 와이 펠스 (Carlos Wyffels)는 세 시대에 대한 이론을 제안했다. 이것에 따르면, 문서는 그들의 용도가 변형되는 중요한 과정을 가진 대상이다..

일반적으로 문서는 작성 직후와 일정 기간 동안 집중적으로 사용됩니다.

그러나 시간이 지남에 따라이 사용은 아카이브되거나 파괴 되었기 때문에 완전히 중지 될 때까지 감소됩니다.

Wyffels에 따르면, 모든 문서가 통과하는이주기는 행정 연령 또는 활동 연령, 중간 또는 반 활동 연령, 비활성 또는 역사적인 나이의 3 가지 연령으로 나누어집니다..

문서의 활성 기간을 나타냅니다. 그것은 창작의 순간부터 시작하여 자주 논의되고 전수되고 공유되는 여러 단계를 거칩니다..

예를 들어, 공용 서비스 티켓의 관리 기간은 생성 될 때 시작됩니다. 그런 다음 일정 기간 이동을 계속합니다. 우편 발송자가 우편을 배달하거나 이메일로 보내는 동안, 상담을받을 때 및 지불 할 때.

문서가 작성된 유틸리티를 잃어버린 기간입니다. 따라서 행정 연령대에서와 같이 적극적으로 사용하지는 않습니다. 그러나, 그것은 보전되고 드물게 상담 될 수있다..

예를 들어, 서비스 티켓의 중간 연령은 지불 후에 폴더에 보관됩니다. 다시는 상담하지 않을 가능성이 높지만 우려가있을 경우 보관됩니다..

문서의 반영구적 수명은 문서의 유형에 따라 그리고 상황에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 법률 문서는 공공 서비스 티켓보다 더 활동적인 생활을 할 수 있습니다.

파일의 최종 기간을 나타냅니다. 그러나 모든 파일이 동일한 대상을 갖는 것은 아닙니다. 성격에 따라 역사적으로나 파괴적으로 변할 수 있습니다..

역사적 아카이브는 문화적 가치 또는 연구 가치가있는 아카이브입니다. 따라서이 단계에서 가능한 한 완벽하게 보존하기위한 보존 방법을 모색합니다..

3 세 이론은 모든 문서가 통과하는 기본 단계를 일반적인 방식으로 설정합니다.

그러나 문서의 유용성과 조작을 정의하는 다른 더 구체적인 단계가 있습니다..

문서가 전달되는 단계는 값, 사용 및 컨텍스트에 따라 다릅니다. 이러한 특성들에 따르면, 그것이 교차해야하는 단계들과 그것들 각각에 대한 기술적 및 행정적 처분이 어느 것이 결정된다.

다음은 문서가 유용한 수명 동안 통과하는 주요 단계 중 일부입니다.

1 - 창조 : 인쇄 또는 디지털 형식으로 문서를 만드는 것으로 구성됩니다..

2 스토리지 : 문서가 생성 된 형식에 따라 물리적 또는 디지털 방식으로 저장됩니다. 어떤 경우에는 디지털화 단계가 프로세스의 일부일 때 고려됩니다.

3 분류 : 각 문맥에서 설정된 매개 변수에 따라 문서의 구성, 분류 또는 색인을 의미합니다..

4- 이동 : 문서의 특성에 따라 문서를 전송 및 / 또는 전달하는 것을 말합니다. 실제로 이는 실제 우편이나 전자 메일 발송을 의미 할 수 있습니다..

5 배급 : 이 단계는 공개적으로 사용되거나 필요로하는 문서를 가리 킵니다. 따라서 생성 된 후에는 특정 그룹의 사람들에게 공개해야합니다.

6 - 공동 사용 : 현재 파일은 사용 및 공유 편집을 위해 정렬 될 수 있습니다. 이 단계는 최근 출현 한 것으로 디지털 문서 전용으로 간주됩니다.

7- 상담 : 문서가 협의 될 의도로 정리 된 단계를 말합니다. 이 과정에서 보안 및 / 또는 접근성 조항은 정보에 액세스 할 것으로 예상되는 대중에 따라 매우 중요합니다..

8 신고 또는 파기 : 이것은 모든 문서의 라이프 사이클의 마지막 단계입니다. 그것은 보존 될 충분한 역사적 가치를 지녔는 지 아니면 그와 반대로 파괴 될지 결정되는 순간에 해당한다..

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