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가장 중요한 12 개의 지배적 인 Office 기능
그 지배적 인 사무 기능 회사, 조직 또는 기관의 인원이 실현하고 동일한 작업을 수행하는 데 필요한 관리 활동입니다. 효과적으로 완료되면 실적이 저조한 경우보다 훨씬 효과적입니다..
이 작품은 일반적으로 월요일부터 금요일까지 오전 8시 또는 9시에 시작하는 일정이 있습니다. 국가 나 지역에 따라 다르지만 4 ~ 5 시까 지 지속됩니다..
사무실 업무의 대부분은 유창한 구두 의사 소통 능력, 작문 능력, 파일 및 컴퓨터, 복사기 등과 같은 사무용 장비에 대한 약간의 경험과 같은 기본적인 기술을 필요로합니다..
가정 된 직위 또는 책임의 정도에 따라 기술, 대학 또는 4 급 교육을 받아야합니다..
지배하는 사무실의 10 가지 주요 기능
1 기획
이것은 조직 방법과 구조가 사업 계획에 어떻게 기여할 수 있는지 정의하는 데서 이루어지기 때문에 가장 중요한 첫 번째 과제입니다.
이러한 방법이 팀 구성원간에 분산 된 작업에서 실현 될 수 있도록 도와주는 기술 도구가 있지만 좋은 계획만으로 모든 것이 비즈니스 목표에 추가된다는 것을 보장 할 수 있습니다.
전체 계획에 대한 명확한 사업 비전과 회사 내 특정 계층 수준이 필요합니다,하지만 당신은 목표와 마감 시간을 충족시킬 수 있도록 각 팀은 작업을 계획해야.
2- 보고서의 인쇄 및 / 또는 작성
매일 어떤 매체에 기록 된 사무실에서 작동 시간이 걸리는 작업은, 지원 또는 세부의 기능 또는 팀 동료의 나머지 부분 사이에 설명하는 기능을보고 사항 (역사, 진행, 결과, 프로와 특정 프로젝트의 단점 등).
이 기록은 또한 해당 사무실이 속한 조직의 활동에 대한 기록으로서 향후 감사 나 검토를 위해 사용됩니다.
3- 회의 참석
이들은 현재 프로젝트에 대한 아이디어가 교환되고, 새로운 제안이 공개되며, 프레젠테이션, 보고서 또는 보고서가 공유되는 작업 팀 구성원 간의 회의입니다.
일반적으로 그들은 공통 목표를 달성하는 방향으로 존재하는 모든 사람들을 조정하고 각자에게 역할, 업무 및 마감 시간을 할당하는 것을 목표로합니다. 또한 작업 수행시 발생할 수있는 문제를 해결하는 역할도합니다..
빈도, 기간 및 매우 정의 된 역 동성을 갖는 경향이 있습니다. 또한, 그것들에서 논의되는 내용은 보통 보관을 위해 분 또는 분 단위로 기록됩니다..
4- 회의 예약
그것은 특정 장소와 시간에 일치 할 수있는 방식으로 회의에 있어야하는 모든 사람들의 안건을 조정하는 것에 관한 것입니다.
압도적 인 작업이므로 기술에 의존하는 것이 좋습니다. ScheduleOnce와 같은 응용 프로그램이있어 회의 일정을 자동으로 지정할 수있어 손님이 사용 가능한 날짜를보고 적합한 일정을 선택할 수 있습니다..
5- 기업 이메일 확인
꽤 많은 시간이 걸릴 수 있습니다. 2016 년에 발표 된 어도비 보고서는 1000 명이 넘는 직원을 대상으로 자체 조사를 실시한 결과로 매주 평균 20.5 시간을 보내고 직장 이메일을 확인합니다..
전자 메일 정렬, 읽고 응답하는 것은 매우 일반적인 통신 형식이며 모든 프로젝트 또는 조직 프로세스와 관련된 파일 및 노출 교환을 허용합니다..
회사는 이메일 관리의보다 효율적인 형태를 끊임없이 찾고 있지만 Gmail의 스마트 라벨과 같은 애플리케이션도 있습니다..
이 작업을 간소화하는 또 다른 방법은 표준 전자 메일 서식 파일이나 다른받는 사람과 다른 기회에 최소한의 수정으로 보낼 수있는 텍스트를 통합하는 것입니다..
6- 재무 관리
이 작업에서는 돈이 제품 및 서비스의 구매 및 판매에서 수명주기를 지탱한다는 것을 보증해야합니다. 모든 송장을 보내고, 등록하고, 지불하고, 보냈습니다. 물론이 곳에 만 전념하는 사무실이 있습니다..
또한이 활동에는 문제가있는 조직과 관련된 법률 구조에 문제가없는 방식으로 금융 계좌 및 법률 문서를 최신 상태로 유지하는 작업이 포함됩니다..
7- 물류
이 기능은 회사의 업무와 관련된 모든 상품이 창고와 고객간에 운송되도록 보장합니다. 또한 공급 업체와의 연계를 통해 신제품 제조를위한 원자재 확보.
이 기능의 목표는 회사가 판매하는 재화 또는 서비스의 생산을 유지하는 데 필요한 모든 것을 회사에 확보하는 것입니다..
8-주의 집중
사무실에서는 고객, 공급자 및 동료와의 의사 소통 수단이기 때문에 전화에 응답해야합니다..
그것은 단순한 작업으로 보일지라도, 회사 외부의 누군가가 그 이미지와 연관시키는 음성 일 수 있기 때문에 특정 프로토콜이 필요합니다. 그러므로 예의 규칙을 존중하고 제도적 분위기를 유지하며 목소리의 양을 조절하고 사용 된 어휘를 중시하는 것이 중요합니다.
이 기능을 실행할 때 가끔 간과하는 또 다른 중요한 사실은 전화의 상대방에 가능한 한 많은 데이터를 기록하는 것입니다. 이렇게하면 회사의 연락처 데이터베이스에 정보가 제공되며 전화 통화 중 논의 된 문제에 대해 정확히 후속 조치 할 수 있습니다.
9- 아카이브 조직
사무실에서 실행되는 대부분의 작업은 인보이스, 메모, 분, 분, 영업 보고서 등의 일부 문서를 생성합니다..
디지털 또는 종이의 경우 비즈니스에 대한 중요도에 따라 카탈로그 작성, 보관 및 보호에 대한 책임이있는 정보량입니다..
그냥이 지난 시점, 정보의 영수증, 점점 도구, 프로토콜과 파일 및 전송의 보안을 추구 절차를 발생할 수 있도록 많은 조직 두통이되었다 문제입니다 조직의 민감한 데이터.
경우에 따라 외부 하드 드라이브가 사용되는 반면 Microsoft OneDrive, Google 드라이브 또는 Apple iCloud와 같은 "클라우드"의 경우 또는 스토리지 플랫폼의 경우 특수 서버가있는 경우도 있습니다.
10- 회사 메일 배포
매우 높은 학문적 훈련을 요구하지 않고도 훌륭한 조직, 책임감 및 긴박감을 요구하는 업무는 사무실 내의 통신 물 분배입니다.
은행에서 보낸 디자인, 신용 카드의 스케치, 공급 업체 또는 정부 기관에서 응답의 편지에서 송장, 어떤 직원이 대기 할 수있는 문서의 일부는 내 많은 다른 프로세스에 따라 달라질 수있는 있습니다 회사.
11- 고객 서비스
이 기능은 회사에서 제공하는 제품이나 서비스에 대한 질문이나 불만을 물리적으로 돕기위한 것입니다..
12 - 문서 인쇄 및 복사
물리적으로 저장해야하는 문서를 인쇄하거나 회사의 직원에게 중복으로 보관해야하는 사본을 만드는 것으로 구성됩니다.
참고 문헌
- Audra Bianca (s / f). Office 조직 및 계획 팁. 원본 주소 'smallbusiness.chron.com'.
- Biz Trend (2015). 자동화 할 수 있고해야하는 7 가지 사무실 업무. 원본 주소 : www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). 직장 이메일을 몇 시간이나 보내셨습니까? 우울한 계산기를 사용해보십시오. 원본 주소 'washingtonpost.com'.
- 로리 리브스. 사무실에서 일하는 직업 목록. 원본 주소 'work.chron.com'.
- 사무 보조원은 무엇을합니까? learn.org에서 검색 함.
- 사람들이 정확히 사무실에서 일하는 것은 무엇입니까. 원본 주소 'reddit.com'.