몫:
구매 유형 요청, 작성 방법, 중요성 및 예
형태 구매 요청 사용자 부서 또는 창고 직원이 주문해야하는 품목, 수량 및 납품 기간을 구매 부서에 통보하기 위해 생성 된 문서입니다. 회사에서의 구매는 요구 사항 수집으로 시작됩니다..
그들이 컴파일 된 후에는 구매 부서에 알려야합니다. 구매 요청은 해당 요구 사항의 목록을 포함하는 문서입니다. 사기를 방지하기 위해 부서 관리자는 일반적으로 공급 업체와 직접 주문하거나 회사를 대신하여 구매할 수 없습니다..
대신, 실제로 외부 공급 업체와 주문하는 부서는 구매 부서라고하는 다른 부서입니다. 각 부서의 관리자는 구매 요청 양식을 사용하여 어떤 자료를 취득해야하는지이 부서에 알립니다.
구매 요청 및 구매 주문은 회사가 운영에 필요한 품목을 취득하는 과정에서 핵심 문서이며 내부 및 외부 주문 프로세스를 표준화합니다.
색인
- 1 가지 유형
- 1.1 표준
- 1.2 외주
- 1.3 위탁
- 1.4 재고 이전
- 1.5 외부 서비스
- 2 어떻게 정교하게 만들어 졌습니까??
- 2.1 구매 요청 프로세스
- 3 중요성
- 3.1 구매 프로세스 시작
- 3.2 제어 도구이다.
- 3.3 사업 보호
- 3.4 구매 프로세스의 중앙 집중화
- 4 예
- 4.1 예제 1
- 4.2 예제 2
- 5 참고
유형
구매 요청에 대한 핵심 사항은 다음과 같습니다.
- 특정 구매리스트를 얻기 위해 구매 부서에 요청하는 것입니다..
- 구매 조직의 승인이 필요하다..
- 내부 문서입니다. 즉, 그것은 조직 내에 남아 있습니다..
다음 유형의 공급에 대한 구매 요청을 생성 할 수 있습니다.
표준
생산 공정 및 사무용품 및 기타 자산 모두에 대해 공급 업체로부터 공급품 및 자재를 확보하려면.
외주
공급자에게 원자재를 공급 한 다음 완제품을 얻으려면.
위탁
회사 시설 및 공급 업체에 저장되어있는 자료를 얻는 것은.
Transf재고 효율성
동일한 조직 내에있는 다른 부서 또는 지역의 자료를 얻으려면.
외부 서비스
공장에서 유지 보수 작업 수행과 같은 외부 공급자의 서비스를 얻으려면.
어떻게 만들어 졌는가??
구매 요청을 구성하는 기본 구성 요소는 다음과 같습니다.
- 문서의 식별을 허용하는 요청 번호. 미리 인쇄해야합니다..
- 요청 부.
- 요청 날짜 및 요청 된 배달 날짜.
- 해당 허가를 한 사람의 징발 및 서명을 준비하는 사람의 이름.
- 부정확 한 데이터를 피하기 위해 요청 된 항목을 자세히 설명해야합니다. 금액은 정확해야합니다. 필요한 단위 (킬로, 리터, 단위 등)를 배치하는 것이 매우 중요합니다..
- 구매를 승인하거나 승인하지 않는 구매 부서 관리자의 서명.
- 견적이 공급 업체로부터 이미 요청 된 경우, 견적에 첨부해야합니다.
구매 요청 프로세스
구매 요청 프로세스는 조직에서 공급 주문을 수행하고 추적하는 데 사용됩니다. 원자재에서 사무실 가구 등에 이르기까지 다양합니다..
부서 관리자가 자료가 부족하다고 판단하면 위에 표시된 필드를 포함하는 요; 양식을 작성하십시오..
구매 요청서는 회사 부서가 구매 부서에 보내는 양식으로 외부 공급자로부터 요청할 항목을 나열합니다.
이 프로세스를 통해 사용자는 주문을하고 감독자 승인을받으며 가장 중요한 것은 외부 공급 업체가 가격 견적을 제출할 수 있도록 허용합니다..
구매 관리자는이 프로세스에서 구매 요청을 받으면 원래 사용자가 보낸 모든 정보를 검토 할 수 있습니다. 관리자는 요청이 승인되었는지 여부를 간단히 선택합니다.
승인되지 않은 경우 결정의 이유를 기입하는 상자가 있으며 요청 부서에이 결정에 대한 정보가 제공됩니다. 그러나 관리자가 승인하면 다음 단계는 공급 업체의 견적을 요청하는 것입니다.
의의
구매 프로세스 시작
모든 경우에 종종 회사의 부서에는 자료가 필요합니다. 구매 요청이 구매 프로세스를 시작합니다. 구매 부서는 문서의 견고성에 따라 행동 할 것입니다..
문제가있는 경우 해당 문서는 한 부서에서 특정 통신을 통해 소모품을 요청했다는 증거로 사용됩니다.
그것은 통제 도구이다.
적절한 통제가없는 직원은 사적인 용도로 자료를 요청할 수 있기 때문에 사기에 연루 될 수 있습니다..
구매 요청서에는 사기 행위가 발생하지 않도록 보장하는 조치가 마련되어 있습니다. 요청은 정확성과 필요성을 보장하기 위해 여러 손을 거쳐야합니다..
사업 보호
징발 명령을 이행하면 사기의 가능성을 피할 수 있습니다. 회사의 자산도 보호됩니다..
구매 프로세스의 중앙 집중화
조직에서 모든 구매 요청을 구매 부서를 통해 중앙에서 처리해야하는 경우 전체 프로세스를 손쉽게 관리 할 수 있습니다.
구매자는 이제 구매를 그룹화하고 더 나은 조건을 협상하기 위해 조직의 구매력을 이용할 수 있기 때문에 이익을 얻습니다.
예제들
예제 1
요청 번호 : 00455
날짜 : 2018 년 5 월 15 일
요청자의 이름 : Annaliese Corvo
직책 : 교육 책임자
부서 : 인사 교육
요청 사유 : 다음 항목은 2018 년 7 월 16 일부터 20 일까지 주중에 제공 될 "품질 보증"교육 과정에서 사용해야합니다.
- 01 플립 차트 마커의 경우.
- 연필 12 개.
- 20 개의 하얀 시트가있는 01 플립 차트 : 1 미터 너비 x 1.5 미터 길이.
- 일반 라인 12 노트 일반 크기.
- 06 컬러 마커 칠판.
- 지우는 고무 12 개.
- 파란 잉크 펜 12 개.
편지지 공급 업체로부터받은 2 건의 견적이 첨부되어 있습니다..
승인자 : Alberto Moreno
직책 : 인사 관리 담당자
인적 자원 관리
예제 2
Confecciones Tely, S.A.의 생산 부서. 다른 자료를 주문하고 청구 양식을 작성해야합니다. 이 양식은 구매 부서에 이러한 소모품이 필요함을 알립니다..
구매 부서는받은 요청을 승인하거나 거부 할 수 있습니다. 승인되면 구매 주문이 생성됩니다..
구매 주문서는 공급자에게 보내 제품을 구매합니다. 공급 업체는 인보이스로 제품을 생산하고 납품합니다..
접수 부서는 제품을 수령하고 접수 보고서를 회계 부서에 전달합니다.
모든 서류가 준수하면 회계 부서에서 계산원에게 송장 승인서를 발행하여 공급 업체에 지불 할 수 있음을 나타냅니다..
참고 문헌
- 비즈니스 사전 (2018). 구매 요청. 찍은 출처 : businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). 구매 요청이란 무엇입니까? 찍은 위치 : myaccountingcourse.com.
- 숲 시간. 신청서와 구매 주문서의 차이점. 중소 기업 - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). 구매 요청이란 무엇이며 귀하의 비즈니스에서 중요한 이유는 무엇입니까? Procurify. 찍은 것 : blog.procurify.com.
- 자습서 포인트 (2018). SAP MM - 구매 요청. 찍은 : tutorialspoint.com.