가장 뛰어난 장관의 7 가지 기능

중 주요 비서의 기능 여기에는 의제 관리, 일반인 봉사 및 기밀 정보 관리가 포함됩니다. 사무실에서 관리 지원 업무를 담당하는 사람입니까?.

이 자세는 남자 또는 여자에 의해 운동 될 수 있지만, 가장 흔한 것은 운동을하는 여자라는 것입니다.

이들은 대개 이사회, 관리자, 회장 등 회사 내 특정 계층 구조를 가진 사람들의 기밀 문제를 담당합니다. 그것은 그들이 일하는 중역의 오른손으로 그들을 데려옵니다..

회사 규모가 작 으면 비서의 가장 큰 작업량은 기본적인 사무 작업과 관련됩니다.

세계의 일부 국가는 일년에 특별한 날을 보내 그들의 감사와 경축을 기원합니다. 예를 들어 콜롬비아, 페루, 멕시코에서는 총무의 날이 4 월 26 일이며 베네수엘라에서는 9 월 30 일입니다..

비서의 7 가지 주요 기능

비서의 임무는 상사에게 지원과 협조를함으로써 그녀가 지연이나 산만 함없이 조직 내에서 자신의 역할을 완벽하게 준수 할 수 있도록하는 것입니다.

회사의 본질이 비서에게 필요한 작업 유형에 영향을 미치지 만, 주요 기능은 다음과 같습니다.

비서가 그녀가 일하는 사람의 의제를 최신으로 유지하는 것은 총무의 책임입니다. 거기에 모든 일과 때로는 개인적인 약속을 반영해야합니다..

또한 고용주가 관련시켜야하는 모든 사람 및 기관의 데이터 기록을 보관해야합니다.

비서의 의제는 대개 그녀가 일하는 임원의 운영 기록으로 사용됩니다.

대중에 대한 관심은 비서가 수행해야하는 가장 근본적인 과제 중 하나입니다. 전화에 응답하고 그 이유를 기록하고 고용주가 문제에 대해 후속 조치를 취할 수 있도록하는 모든 데이터를 기록해야합니다.

사무실에서 방문자를받는 사람이기도합니다. 그렇기 때문에 비서가 회사 이미지와 일치하는 이미지를 유지하는 것이 중요합니다.

귀하의 역할은 방문자를 즐겁게 맞이할뿐만 아니라 조직 문화 및 회사 내부 프로세스에 대한 지침과 지침을 제공하는 것입니다..

귀하의 상사의 서신을 받고 관리하는 사람이되는 것 외에도, 비서는 귀하의 고용주로부터 편지, 통지, 메모 및 이메일의 대부분을 쓰고, 읽고, 응답하고 제출합니다.

이를 위해 특정 애플리케이션을 관리하는 것이 편리합니다. 소프트웨어 그러한 문서를보다 신속하고 신속하게 준비 할 수있게 해줍니다..

이러한 능력의 특수성은 그들이 일하는 영역에서 요구되는 일의 유형에 달려 있습니다..

비서는 상사의 연락처 데이터베이스를 관리하고 서면으로 된 서신뿐만 아니라 회의록 및 사무실 내의 기타 관련 문서를 보관합니다.

중요한 회의에서 다루는 문제를 일반적으로 메모하는 것은 비서입니다..

좋은 비서상의 인물을 구별하는 기능들 중에는 회사 또는 근무하는 기관의 운영에 매우 중요한 모든 정보를 적절하고 효율적으로 처리합니다..

예를 들어, 언제든지 정부 기관이 요구할 수있는 법률 문서를 관리해야합니다.

환경이나 회사와 관련된 모든 행위자에 대한 정보에 액세스 할 수도 있습니다. 이 정보는 신중하고 효율적이며시기 적절하게 관리되어야합니다..

총무는 사무실, 전화기, 복사기, 프린터, 프로젝터, 가구, 서류 정리 캐비닛 등의 장비와 가구를 운영하고 운영해야합니다..

누가 공급품과 사무용품 재고를 관리 하는가? 또한 물리 및 전자 파일 시스템을 순서대로 유지하므로 필요할 때 쉽게 정보를 사용할 수 있습니다..

사무관은 일반적으로 회사 외부에있는 사람들이 시설에 입장 할 때 제일 먼저 보이는 일이기 때문에 비장이 깨끗하고 체계적인 작업 공간을 가져야합니다..

일반적으로 경영진은 정보를 요약하고 계층화하는 프레젠테이션 형태로 보고서를 제출해야합니다. 이 일을 위해 그는 보통 그의 비서에게 도움을 청한다..

사무국에있는 사람은 거기에 나타난 정보가 그의 상사가 공유하고자하는 데이터를 정확하게 반영하도록해야합니다.

또한 맞춤법 오류가없는 프리젠 테이션이며 회사의 그래픽 ID와 일치한다는 사실을 알고 있어야합니다.

그녀가 일하는 회사 나 기관의 자산을 돌보는 데 필요한 정책과 절차를 준수한다는 사실을 알고 있어야하는 것은 또한 비서의 책임입니다..

상사의 계층 구조에 따라 비서는 예산 운영 세부 사항을 반영하는 데이터의 정확성을 검증 할 수 있습니다.

비서는 관리 통제 및 사무실 내의 적절한 자원 관리를 처리해야합니다.

온라인 일자리가 증가하면서 비서관이 등장합니다. 온라인 또는 가상 조수.

이러한 비서는 위에서 설명한 대부분의 작업을 수행하지만 원격으로 수행합니다. 이 경우 비서는 한 시간 또는 프로젝트별로 서비스 비용을 청구합니다.

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