몫:
사무 총장 프로필, 필요한 기술 및 기능
그 사무 총장 회사 또는 조직의 고위직 직원을 최대한 지원할 수있는 직업 또는 직업입니다. 임원의 일정을 조직하고 유지하며 누가 다양한 행정 업무를 수행 할 수 있도록 지원할 것인가.
목표는 비즈니스에 할당 된 모든 관리 작업이시기 적절하고 효율적인 방식으로 수행되도록함으로써 비즈니스의 전반적인 효율성에 기여하는 것입니다. 비서는 행정 지원을 제공하는 사람입니다. 쓰기 및 파일링, 전화 응답 및 메시지 전송과 같은 작업을 수행 할 수 있습니다..
반면, 사무 총장 또는 행정 보조원은 사무 조정, 제품 조사, 공급 업체와의 상호 작용, 제품 주문 및 데이터베이스 작성과 함께 이러한 활동 중 일부를 수행합니다.
일반적으로 사무 총장은 비서관보다 높은 임금을 받는데, 이는 그들이 높은 수준의 기능을 수행하고 사무 생산성을 높이기 때문입니다.
색인
- 1 필수 프로필
- 2 필요한 기술
- 3 함수
- 3.1 책임
- 4 참고
필수 프로필
- 경영학 또는 관련 분야의 학사 학위.
- 임원 비서 또는 이와 유사한 관리 역할로서 입증 된 경험.
- Microsoft Office의 관리에있어 핵심적인 역할을 수행하고 ERP 시스템과 같은 소프트웨어 "백 오피스 (back-office)"에 능통해야합니다..
- 기본 회계 사무소 및 절차에 대한 심층적 인 지식뿐만 아니라 업계에서 다루는 관련 기술 어휘.
- 기본적인 연구 방법 및보고 기법에 대한 지식.
- 탁월한 조직 및 시간 관리 기술.
- 탁월한 커뮤니케이션 및 협상 기술.
- 무결성 및 기밀 유지.
사무 총장은 시간 관리 및 멀티 태스킹 능력이 뛰어난 빠른 전문가 여야합니다. 경영진이 다른 업무에 대해 걱정하지 않고 경영 책임에 집중할 수있는 것은 업무에 대한 부지런함과 역량입니다..
많은 관리자들은 일상 업무를 조정하고 의제를 계속 유지하기 위해 간사에게 크게 의존합니다. 그들은 관리자의 시간을 지키는 수호자로서 많은 전술과 주장을 요구한다..
필요한 기술
사무 총장은 작문, 문법, 철자 및 구두점과 같은 기본 기술을 효율적으로 다루어야하며 사무 장비 및 워드 프로세싱, 스프레드 시트 및 그래픽과 같은 일반적인 소프트웨어 응용 프로그램 사용 경험이 있어야합니다.
마찬가지로 다양한 책임을 효율적으로 수행 할 수있는 시간과 능력을 관리 할 수있는 우수한 기술을 갖추고 있어야합니다.
반면 사무 총장은 훌륭한 판단, 외교, 재량 및 문제를 자발적으로 해결할 수있는 능력과 같은 다른 자질을 필요로합니다.
그들은 대중과 상호 작용하고, 보고서를 작성하고, 간행물을 검토하기 위해 강력한 의사 소통 기술이 필요합니다..
적극적으로 들어라.
다른 사람들의 말에 충분히주의를 기울여야하며, 만들어지는 요점을 이해하고, 적절하게 질문하고, 부적절한시기에 방해하지 않는 시간을내어 알아야합니다..
독해력
작업과 관련된 문서에서 문장 및 서한을 완전히 이해합니다..
시간 관리
자신의 시간뿐만 아니라 다른 사람의 시간을 효율적으로 관리하는 방법을 알아라..
말하는 방법을 아는 것
정보를 효과적으로 전달할 수 있도록 다른 사람들과 명확하게 이야기하십시오..
글쓰기
청중의 요구에 가장 적합한 것에 따라 서면으로 효과적인 의사 소통을하십시오..
비판적 사고
발생하는 문제에 대한 대체 솔루션, 결론 또는 접근 방법의 강점과 약점을 파악하기 위해 논리 및 추론을 사용합니다..
사전 학습
문제를 해결하고 현재와 미래의 결정을 내리는 데 필요한 새로운 정보의 의미를 이해합니다..
조정
다른 사람의 행동과 관련된 행동의 조정.
리뷰
개선 또는 시정 조치를 취하기 위해 자신, 타인 또는 조직의 성과를 검토 및 평가.
기능들
사무 총장은 사소한 현금과 회계를 책임질 수 있지만 예산을 관리 할 수도 있습니다. 웹 사이트에 기사를 게시 할 수 있지만 웹 사이트를 디자인하고 관리 할 수도 있습니다..
보고 기능을 위해 설계하고 사용한 스프레드 시트에서 데이터 입력을 수행 할 수 있습니다.
사무 총장은 행정 직원을 감독 할 수 있습니다. 그는 CEO에게 직접 직접보고하며 한 명 이상의 고위 임원을 지원할 수 있습니다..
책임
임원들에 대한 관심
- 임원의 안건을 지키고 임명, 이사회, 회의 등의 계획을 도우십시오..
- 회의에 참석하여 회의록을 만들고 회의록을 작성, 녹음 및 배포합니다..
- 경영진을위한 모든 여행 준비 : 통행 구매, 호텔 예약, 여행 경비 전달, 관련 문서 관리 및 검토 등.
- 임명 된 조사를 수행하고, 데이터를 수집하고, 임원,위원회 및 이사회가 배정 된대로 검토 및 발표 할 문서 또는 보고서를 준비합니다..
- 기밀 문서를 처리하고 안전하게 보관하십시오..
내부 및 외부 상호 작용
- 편리하게 전화를 받고 적절한 사람에게 리디렉션합니다..
- , 관리의 우선 순위를 모든 수신 및 발신 통신 (이메일, 편지, 팩스, 패키지 등)을 배포, 자신의 중요성을 결정하기 위해 메모, 프리젠 테이션 및 수신 보고서를 읽고 분석하고 자신의 분포를 계획.
- 일상적인 쿼리가 포함 된 서신에 대한 답변 준비.
- 사무용품의 사용을 모니터하고 공급 업체와의 협상을 통해 주문이 더 수익성이 있음을 보장합니다..
- 임원,위원회 및 이사회를 대신하여 개인, 특별 관심 단체 및 기타 사람들과 만나십시오..
- 방문객을 환영하고 특정 특정 사람들에게 액세스 권한을 부여해야하는지 결정합니다..
행정 지원
- 전자 및 종이 기록을 보관하여 신속하게 검색 할 수 있도록 정보를 정리하고 쉽게 액세스 할 수 있도록합니다..
- 워드 프로세싱 소프트웨어, 스프레드 시트, 데이터베이스 및 / 또는 프리젠 테이션을 사용하여 청구서, 보고서, 편지, 재무 제표 및 기타 문서를 준비하고 이에 상응하는 회계 지원 제공.
- 관리 시스템 유지 관리 및 기본 회계 작업 수행과 같은 일반 사무 작업 수행.
- 경영진을 돕기 위해 기록 및 예산 준비와 같은 조정 및 직접 사무 서비스.
- 사무실 직원뿐만 아니라 조직을위한 관리 정책 및 절차 수립 및 감독.
- 운영 절차 및 절차를 검토하여 워크 플로,보고 절차 또는 지출과 같은 영역에서 개선이 이루어질 수 있는지 확인하십시오..
- 다른 행정 인원을 감독하고 훈련시킨다..
참고 문헌
- 실용 가능 (2018). 사무 총장직 설명. 가져온 것 : resources.workable.com.
- 베스 그린 우드 (2018). 장관과 사무 총장의 차이점. 일 - Chron. 촬영 장소 : work.chron.com.
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