회사의 절차 매뉴얼 (How to Serve), 준비 방법

그 절차 매뉴얼 회사의 작업 할당을 완료하는 방법 또는 작업장에서 발생할 때 특정 상황을 처리하는 방법에 대한 단계별 지침을 나열한 문서입니다. 회사의 모범 사례와 주요 비즈니스 프로세스에 대한 설명이 포함되어 있습니다..

이 매뉴얼에는 작업 수행 방법에 대한 방법 및 표준도 포함되어 있습니다. 절차 매뉴얼을 작성하면 회사를 성장 방향으로 안내하고 교육을 단순화하며 확장 능력을 촉진 할 수 있습니다..

이 설명서는 3 링 바인더, 네트워크 공유 드라이브의 폴더 또는 온라인으로 게시 된 자동화 된 버전 일 수 있습니다. 소프트웨어 절차 관리. 모든 사람들은 절차서의 구성과 그것이 필요할 때 어디에서 찾을 수 있는지 이해해야합니다..

절차서를 작성하려면 특정 절차와 관련된 단계를 명확하게 이해해야합니다. 회사가 성장함에 따라 새로운 절차가 필요할 것입니다. 절차 매뉴얼은 또한 절차 라이브러리로 간주 될 수 있습니다.

매뉴얼에는 새로운 운영 절차의 모델로 사용될 수있는 절차의 예가 들어 있습니다. 조직의 모든 직원은 회사의 정책과 절차에 대해 교육을 받아야합니다. 그들은 항상 절차 매뉴얼에 즉시 접근 할 수 있어야한다..

색인

• 1 무엇을 위해 사용됩니까??
• 2 만드는 법?
  • 2.1 중앙 프로세스 정의
  • 2.2 소개문 쓰기
  • 2.3 각 프로세스의 흐름도 설정
  • 2.4 절차를 다른 사람에게 전달하여 읽음
  • 2.5 체크리스트와 폼 만들기
  • 2.6 절차서에 통합
• 3 예
• 4 참고

그것을 위해 무엇입니까??

잘 쓰여진 절차 설명서를 사용하여 회사는 신입 사원 교육을보다 효과적으로 수행 할 수 있습니다.

훈련 외에도 절차 설명서를 통해 현재 팀 구성원에게 가장 사용되지 않는 절차를 배우고 올바른 형식으로 수행되며 품질 관리를 유지할 수있는 자원을 제공합니다.

직원들은 자신이 기대하는 바를 이해해야합니다. 감독자는 비즈니스 프로세스를 관리하기 위해 절차 설명서가 필요합니다. 표준을 문서화함으로써 성장, 품질 및 고객 만족에 중요한 요소가 전달되고 있습니다..

기능 영역에 영향을 미치는 정책과 절차를 통해 일선 근로자는 효과적이고 시간을 절약 할 수있는 의사 결정을 내릴 수 있습니다..

효과적인 절차 지침서는 부서 간 커뮤니케이션을위한 적절한 방법을 제공하며 직원들이 불필요한 감독 참여없이 일상적인 비즈니스 문제를 해결할 수 있도록합니다.

절차 매뉴얼의 목적은 회사의 의사 소통의 방법과 수단을 모두 반영하여 다른 내용을 구성하고, 최저 비용으로 최단 시간에 서비스를 수행하거나 제품을 제조하는 것입니다.

직무 만족도를 유지하고 직원의 동기 유발이 높다는 추가적인 이점이 있습니다..

그것을 만드는 방법?

절차 매뉴얼을 개발하기 전에 정책, 중앙 프로세스 및 절차의 차이점을 이해하는 것이 중요합니다.

- 정책은 조직의 지도력에 의해 공식화되고 적용되는 기본 원칙 및 관련 지침 집합으로, 장기 목표를 추구하기위한 행동을 지시하고 제한합니다.

- 기본 프로세스는 각 단계에서 입력을 제품으로 변환하기위한 하나 이상의 자원 (직원 시간, 에너지, 기계, 돈)을 소비하는 상호 의존적이고 연결된 절차의 순서입니다. 이러한 결과는 알려진 목표 또는 최종 결과에 도달 할 때까지 다음 단계의 입력으로 사용됩니다..

- 절차 란 작업을 올바르게 지정하기 위해 동일한 순서로 수행해야하는 단계 (명확하게 정의 된 시작 및 끝점 포함)로 정의 된 일련의 활동 또는 고정 된 행동 과정입니다.

중앙 프로세스 정의

회사가 가지고있는 모든 중앙 프로세스가 고려되어야합니다. 그것은 어떤 프로 세 스가 프로 시저 매뉴얼에 서술되고 맵핑 될지 정의함으로써 시작되며, 포함될 모든 프로 시저의 요약을 작성합니다..

각 프로세스가 배치되지 않을 수도 있지만 가장 중요하고 중요한 프로세스를 확립하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 레스토랑은 특정 요리가 어떻게 만들어 졌는지에 대한 중앙 프로세스를 정의 할 수 있지만 레스토랑을 청소하는 것과 마찬가지로 중요합니다..

다루어야 할 핵심 프로세스 목록은 각 프로세스를 매핑 한 후 절차 매뉴얼에 통합 할 수 있도록 작성해야합니다. 이 계획은 매뉴얼 작성을 시작할 때 어떤 작업도하지 않도록 가이드 역할을합니다..

소개서 작성

설명서에 포함 된 내용에 대한 간략한 설명을 포함하십시오.이 설명서는 설명서를 사용할 사용자, 설명서를 사용할 때 독자가 기대할 수있는 내용 및 설명서를 사용하는 가장 좋은 방법 (예 : "처음부터 끝까지 읽으십시오")을 포함합니다. 끝 "또는"필요에 따라 절차를 찾기 위해 참고 자료로 사용 ").

각 공정의 흐름도 수립

각 프로세스는 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계 나 태스크로 정의됩니다. 단계를 생략하면 주문이 유실되거나 지연되거나 최종 제품의 결함이 발생할 수 있습니다. 흐름도를 정의하는 것은 워크 플로를 수립하는 것입니다..

매뉴얼을 완성하려면 한 번에 하나의 프로세스부터 시작해야합니다 : 첫 번째 스키마 프로세스로 시작하십시오. 프로세스를 완료하는 데 필요한 단계가 설명 된 후 세부 사항이 리턴되고 각 단계마다 세부 사항이 작성됩니다.

각 단계를 명확하고 간결하게해야합니다. 각 단계는 모든 사람이 지침을 따르기에 충분한 세부 정보를 제공해야합니다..

예를 들어, 인터넷상의 요구 사항에 따라 판매 프로세스 프로 시저가 생성되고 있다고 가정합니다. 우선 잠재적 인 고객이 처음 정보를 요청한 후 전화, 이메일 또는 문자 메시지로 연락하는 방법에 대한 순서도가 작성됩니다.

처음에 잠재 고객에게 연락 할 수없는 경우 영업 팀이 후속 조치를 수행 한 횟수와 각 담당자에 대한 특정 스크립트가 계산됩니다.

고객이 연락을하면 클라이언트가 제품을 구입했는지 또는 대기하기로 결정했는지에 따라 다른 스크립트가 할당되고 일련의 후속 조치가 지정됩니다.

다른 사람에게 그 절차를 읽어 주어 읽도록하십시오.

동료 나 다른 사람이 아는 사람이 읽고 쓰고 지시 사항을 따르는 것이 중요합니다. 완료하지 못하거나 이해할 수없는 단계가있는 경우이 사람은 중요한 의견을 제공 할 수 있습니다..

프로 시저는 주석을 기반으로 디버깅됩니다. 지시 사항을 다시 작성, 편집 또는 추가해야 할 수도 있습니다..

체크리스트 및 양식 작성

모든 프로세스에 대해 팀 구성원이 양식 또는 체크리스트를 따르는 것이 더 쉽습니다. 따라서 매핑 된 프로세스를 기반으로 상세한 템플릿을 개발해야합니다..

고객이 입장 할 때 특정 정보를 수집해야하는 경우 템플릿에 필요한 모든 정보가 제공되고 간결한 방식으로 표시되는지 확인해야합니다.

팀원들이 절차가 나타내는 모든 것을 기억하고 있다고 가정해서는 안됩니다. 특히 클라이언트가 자신 앞에 앉아있을 때 특히 그렇습니다. 체크리스트와 양식은 순서도 및 프로세스 단계에 부록으로 통합해야합니다.

절차 매뉴얼에 통합

순서도가 각 프로세스에 할당되고 모든 지원 문서 템플리트가 작성되면 완전한 프로 시저 수동으로 통합됩니다. 매뉴얼은 부서별로 구성되어 있습니다..

예를 들어, 절차 매뉴얼에는 "Sales", "Operations"및 "Distribution"섹션이있을 수 있습니다. 각 섹션은 해당 부서의 중앙 프로세스로 나누어집니다. 일반적으로 제품의 일반 배달 과정에서 각 중앙 프로세스가 수행되는 순서대로 수행됩니다.

'배포'섹션에는 '주문하기', '배송을위한 포장', '배송'및 '후속 조치'와 같은 몇 가지 주요 프로세스가있을 수 있습니다..

절차 매뉴얼은 목차로 구성되어 있으며 각 절차는 제목의 굵은 글씨로 명확하게 나열되어 있습니다.

여기에는 설명서의 목차, 목차, 소개 및 절차가 목차 순서대로 포함되어 있습니다.

팀원들이 매뉴얼을 쉽게 검토하여 부서에서 관련 절차를 찾을 수 있도록 탭을 배치 할 수도 있습니다..

마지막으로 복사본이 만들어지고 배포됩니다. 필요한 경우 지속적인 피드백을 장려하고 매뉴얼을 업데이트해야합니다. 정책 및 절차를 사용하여 각 기능적 위치의 지정된 영역에서 매뉴얼을 사용할 수 있어야합니다.

예제들

-특정 방식으로 햄버거를 조리하는 설명서.

-화재, 지진, 자연 재해 발생시 행동 지침서.

-고객 불만이나 공격적인 고객에 대한 대응 방법에 관한 매뉴얼.

-인사 절차를 수행하기위한 매뉴얼.

-레스토랑에서 일하는 법을 알기위한 매뉴얼.

참고 문헌

1. 킴벌리 레너드 (Kimberlee Leonard, 2017). 표준 작업 절차서는 어떻게 작성합니까? 중소 기업 - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. 크리스 앤더슨 (Chris Anderson, 2017). 정책 및 절차 설명서 란 무엇입니까? Bizmanualz 찍은 것 : bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). 절차 지침의 정의. 찍은 것 : bizfluent.com.
4. 크리스 앤더슨 (Chris Anderson, 2017). 절차 지침서의 목적은 무엇입니까? Bizmanualz 찍은 것 : bizmanualz.com.
5. 템플릿 실험실 (2018). 37 최상의 표준 작동 절차 (SOP) 템플리트. 찍은 : templatelab.com.
6. 그렉 마르셀로 (2017). 표준 작동 절차서를 작성하기위한 8 단계 가이드. Lern. 찍은 것 : blog.lern.org.